In een tijdperk van voortdurende digitale vooruitgang, is het verstandig om als ondernemer de overstap te maken naar een volledig digitale boekhouding. Maar hoe verhoudt zich dit tot de fiscale bewaarplicht, die ondernemers verplicht om je administratie minstens tien jaar lang te bewaren? En wat houdt deze bewaarplicht precies in? In dit artikel beantwoordt Collega Stacey de meestgestelde vragen over de fiscale bewaarplicht, dus lees vooral verder.
Wat is de fiscale bewaarplicht?
De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting die van toepassing is op alle ondernemers. Het houdt in dat ondernemers verplicht zijn om hun bedrijfsadministratie gedurende tien jaar, te bewaren. Deze bewaarplicht dient als basis voor de Belastingdienst om controles uit te kunnen voeren en nauwkeurige beoordelingen te maken.
De bewaarplicht is anders dan de inlichtingenplicht. De inlichtingenplicht is het recht van de Belastingdienst om
onbeperkt inlichtingen op te kunnen vragen bij de belastingplichtige, ook na de bewaartermijn.
Wat moet je bewaren?
Ondernemers dienen enerzijds een aantal basisgegevens te bewaren, zoals het grootboek, de voorraadadministratie, de klanten- en leveranciersadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.
Naast deze basisgegevens moeten ondernemers ook stamgegevens met betrekking tot bijvoorbeeld artikelbestanden, klanten en leveranciers bewaren.
Hoe moeten de gegevens bewaard worden?
Een essentieel aspect van de fiscale bewaarplicht is de wijze waarop gegevens worden bewaard en ontvangen. Volgens de wettelijke voorschriften dien je boeken, documenten en gegevensdragers die van belang zijn voor belastingdoeleinden te bewaren in hun oorspronkelijke staat, als primaire bron van informatie.
Werkt jouw klant met een eigen server? Dan is het van groot belang dat hij een solide back-upprocedure hanteert en deze consequent uitvoert. Deze back-ups dienen echter op een andere locatie te worden bewaard dan waar de digitale administratie zich bevindt. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een externe harde schijf. Door op verstandige wijze om te gaan met gegevensbeheer, zorg je niet alleen voor naleving van de bewaarplicht, maar ook voor een betrouwbare en veilige administratie.
Onze toptip: Kies voor een cloud-oplossing
• Je data wordt veilig bewaard en kan niet beschadigd worden als je computer crasht
• Jij en de klant kunnen vanaf elk apparaat bij de programma’s
• Ook andere programma’s kan je aan jouw boekhoudsoftware koppelen
• Je kan adviseren op basis van echte actuele data
Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht
Ontvang je een factuur per post of op papier? Dan mag je ze van de Belastingsdienst digitaliseren en digitaal bewaren. Hierbij wordt het oorspronkelijke papieren bronbestand vervangen door een digitaal bestand. Deze omzetting wordt ook wel ‘conversie‘ genoemd.
Als digitale accountants zijn wij goed op de hoogte van de aandachtspunten bij het digitaliseren. Voor ondernemers is dit echter niet altijd vanzelfsprekend. Vaak digitaliseren ze facturen door ze te scannen of foto’s te nemen. Hierbij is het ook belangrijk om alle pagina’s van de factuur te scannen of te fotograferen, vergeet zeker ook niet de algemene voorwaarden als deze op de achterzijde staan. Het is belangrijk om te beseffen dat de bewaarplicht ook inhoudt dat de opgeslagen gegevens toegankelijk moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur moet worden bewaard als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier kunnen worden geraadpleegd. Het is dus essentieel om de juiste aanpak te hanteren en ervoor te zorgen dat zowel de digitalisering als de toegankelijkheid van gegevens op een slimme manier worden beheerd.
Overstappen op digitale administratie
Weg met de schoenendozen, mappen en papier! Met de voortdurende digitale ontwikkelingen die ook wij als digitaal accountantskantoor omarmen, is het nu het perfecte moment om de overstap te maken naar een volledig digitale boekhouding. Door digitaal samen te werken en optimaal gebruik te maken van alle technische mogelijkheden, kunnen wij jou als klant op fantastische wijze ondersteunen.
