Vanaf 2022 zijn werknemers en bedrijfsleiders verplicht om alle terugbetaalde kosten (zowel forfaitaire kosten als kosten op basis van bewijsstukken) op te nemen in de fiscale fiches 281.10 (voor werknemers) en 281.20 (voor bedrijfsleiders).
Wat verandert er in 2022?
Kosten eigen aan de werkgever betreffen kosten die door een werknemer of bedrijfsleider werden gemaakt, maar feitelijk een beroepskost voor de onderneming of werkgever zijn.
De werkgever betaalt deze kosten terug onder de vorm van een bedrijfsvoorheffing voor de werknemer of bedrijfsleider. Deze is vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en is fiscaal aftrekbaar voor de werkgever.
Kosten eigen aan de werkgever werden tot nu toe ingebracht met een eenvoudige rapporteringsplicht. Deze konden ingebracht worden in de vorm van een forfaitaire kostenvergoeding, maar eveneens op basis van bewijsstukken met een variabele kostenvergoeding.
Op de fiscale fiche nam men de volgende vermeldingen op voor deze kosten:
- Forfaitair terugbetaalde kosten overeenkomstig ernstige normen: “Ja, ernstige normen”.
- Forfaitaire vergoeding die niet vastgesteld is op basis van ernstige normen: een vermelding van het betaalde bedrag van de terugbetaalde kosten.
- Variabele kostenvergoeding: “Ja, bewijsstukken”.
Sinds 1 januari 2022 is de regeling rond kosten eigen aan de werkgever gewijzigd. Deze kosten moeten voortaan allemaal in de fiscale fiches 281.10 (voor werknemers) en 281.20 (voor bedrijfsleiders) opgenomen worden.
Mogelijke sancties
Als u deze verplichting niet goed volgt, riskeert u een boete van € 50 tot € 1.250. Bovendien dreigen de gemaakte kosten niet aftrekbaar te zijn voor de werkgever.
Tips om deze wijziging goed te implementeren in uw bedrijf
Het is erg belangrijk om deze terugbetaling van kosten aan uw personeel meteen goed te organiseren. Hiervoor hebben wij alvast enkele tips:
✔ Betaal deze kosten rechtstreeks via een overschrijving, bank- of kredietkaart van de onderneming.
✔ Vermijd cashbetalingen van facturen voor deze kosten.
✔ Gebruik een tankkaart voor de terugbetaling van brandstof. De meeste tankkaarten houden ook een kilometerregistratie bij, wat deze registratie vereenvoudigt. Daarnaast is de tankkaart bij sommige tankstations gratis.
✔ Maak gebruik van een extra bank- of kredietkaart waarmee uw personeel kosten kunnen betalen. Hierop kan u een dagelijkse of wekelijkse limiet instellen. Bewaar deze kaart op een vaste plaats, zodat iedereen er gebruik van kan maken wanneer dat nodig is.
✔ Voor kleine uitgaven die vaak voorkomen, kunt u gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding.
✔ Voor kleine uitgaven tijdens verplaatsingen van uw personeel kan u een forfaitaire binnenlandse dagvergoeding hanteren van maximaal € 17,75 per dag (bij verplaatsingen van 5 of meer uur). Vinden deze plaats in het buitenland, dan kan u een forfaitaire buitenlandse dagvergoeding voorzien van ongeveer € 90 à € 100 per dag.
✔ Kunnen bepaalde kosten alleen privé vooraf betaald worden? Ga dan georganiseerd te werk met een maandelijkse kostennota waarin u deze kosten en bewijsstukken in een lijst verzamelt. Excel is hiervoor een handige tool, maar er bestaan ook elektronische platformen die dit proces nog een stuk vergemakkelijken.
Wilt u graag meer info en tips om deze terugbetaling beter te organiseren? Neem dan contact op met onze experten!
Interesse om bij Mon3aan te werken?
Bij Mon3aan zijn we altijd op zoek naar accountants om ons team aan te vullen. Wij blijven groeien en zoeken naar collega’s die samen met ons willen mee groeien. Bij ons is accountancy geen saaie job met ‘routinematige’ taken, maar juist een uitdagende job waarbij we zoveel mogelijk automatiseren, zodat jij je meer kan concentreren op de inhoudelijke vraagstukken.
Interesse? Ontdek snel al onze vacatures! Wil je graag meer weten over de terugbetaling van werkelijke kosten? Neem dan contact op met ons en vraag het aan onze financiële experten.
