“Good food is the foundation of genuine happiness”, het is de basis waar elke onderneming in de horecasector mee begonnen is. Want dat is uiteraard het doel: mensen gastvrij ontvangen en laten genieten van een maaltijd gemaakt met de geheime ingrediënten, liefde en passie.
En deze liefde en passie voor eten zorgt ervoor dat velen de stap zetten om een eigen restaurant op te starten. Er zijn heel wat zaken waar een horecaonderneming aan moet voldoen, nog meer dan andere bedrijven worden ze blootgesteld aan allerlei voorschriften, vergunningen, regels en verplichtingen. In dit artikel zullen we kijken naar enkele administratieve en boekhoudkundige zaken van een horecaonderneming.
Het geregistreerde kassasysteem (GKS) of de “witte kassa”
Zoals de naam het zelf zegt, is het GKS een kassa waarbij alle verkopen worden geregistreerd. Het gebruik van dit systeem garandeert dat de correcte omzet wordt aangegeven voor de berekening van de belastingen en dat de btw, door de klant betaald, correct wordt doorgestort naar de schatkist. Dit kassasysteem bestaat uit 3 onderdelen: de kassa, een fiscale datamodule (“blackbox”) en een VAT signing card. Deze 3 componenten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden waardoor er te allen tijde een controle kan worden uitgevoerd door de bevoegde instanties. Iedere exploitant waar maaltijden worden verbruikt of elke traiteur die regelmatig catering diensten verricht, moet zo een geregistreerd kassasysteem aanschaffen indien de jaaromzet hoger is dan € 25.000,00 excl. Btw. Dit zorgt ervoor dat men de nodige controledocumenten, zoals een kasticket, kan uitreiken.
Bijhouden van een kasboek
Er zijn vele betaalmogelijkheden in een horecaonderneming. Denk aan elektronisch betalen, maaltijdcheques, cadeaubonnen en het ‘ouderwetse’ contant geld. Wanneer je met contant geld werkt ben je verplicht om een kasboek bij te houden, dit maakt onderdeel uit van je financiële dagboek. Wanneer je contant geld ontvangt of uitgeeft dan noteer je deze zaken in je kasboek, op papier of digitaal. Indien je voor een digitale vorm kiest dan moet u erop toezien dat de inschrijvingen niet meer gewijzigd kunnen worden.
De dagontvangsten
Iedere dag dat je onderneming open is, heb je in principe ‘dagontvangsten’. Dit zijn je verkopen waarvoor geen factuur werd opgemaakt. Je bent verplicht dit bij te houden in een dagontvangstenboek (let op! Dit is niet hetzelfde als je kasboek). Wanneer je een geregistreerd kassasysteem (GKS) hebt, heb je geen dagontvangstenboek meer nodig, want je houdt al je handelingen of inkomsten van die dag bij in je geregistreerd kassasysteem.
Btw-tarieven
We zagen eerder al dat het geregistreerd kassasysteem verplicht is (indien de jaaromzet hoger is dan € 25.000,00 excl. Btw). Deze verplichting is vooral in het leven gekomen naar aanleiding van de btw-verlaging van 21% naar 12% voor restaurant- en catering diensten. In de horeca gelden er verschillende btw-tarieven afhankelijk van de producten die worden aangeboden of de verschillende manieren worden deze worden aangeboden. We zetten ze even op een rij:
- Voeding geconsumeerd ter plaatse: 12% btw
- Dranken geconsumeerd ter plaatse: 21% btw
- Voeding en non-alcoholische dranken bij levering of afhaal: 6% btw
- Alcoholische dranken bij levering of afhaal: 21% btw
- Producten zonder bereiding (chips, chocolade, verpakte wafels,…): 21% btw
Het is dus belangrijk dat je de correcte btw-tarieven ingeeft in je geregistreerd kassasysteem om zo ook de btw correct door te storten naar de schatkist.
In dit artikel werden enkele punten aangehaald waar je moet op letten als je een onderneming start in de horeca. Maar uiteraard zijn er nog een tal van andere zaken waar men rekening mee moet houden.
Zin om bij Mon3aan te werken?
Bij Mon3aan zijn we altijd op zoek naar accountants om ons team aan te vullen. Wij blijven groeien en zoeken naar collega’s die samen met ons willen meegroeien. Bij ons is accountancy geen saaie job met ‘routinematige’ taken, maar juist een uitdagende job waarbij we zoveel mogelijk automatiseren, zodat jij je meer kan concentreren op de inhoudelijke vraagstukken.
Interesse? Ontdek snel al onze vacatures! Wil je graag meer weten over het opstarten van een onderneming? Neem dan contact op met ons en vraag het aan onze experten.
